Excel 是很多小店開始管理進銷存的第一個工具。它便宜、彈性高、大家多少都會用。對商品少、單量低、只有一個人維護資料的店來說，Excel 確實可以使用一段時間。問題是，當商品和客戶慢慢增加，Excel 的自由也會變成負擔。
雲端進銷存系統不是為了取代所有 Excel，而是把容易出錯的部分固定成流程。例如商品建檔、進貨單、銷貨單、庫存更新、應收應付和報表查詢。你不用每次自己改公式，也不用擔心不同檔案版本對不起來。
Excel 適合什麼情況？
如果你的商品不到幾十項、每天交易很少、沒有月結客戶，也只有一個人負責記錄，Excel 是合理選擇。這個階段重點是把表格分清楚：商品主檔、進貨明細、銷貨明細、庫存彙總最好不要全部混在一起。
Excel 的優點是自由，你可以照自己的習慣設欄位。但也因為太自由，欄位名稱、商品名稱、單位和公式都要自己維護。一旦有人誤刪公式或改錯資料，錯誤可能要很久才會發現。
雲端進銷存適合什麼情況？
當你開始需要多人操作、長期追蹤歷史資料、查客戶欠款、看商品庫存異動，雲端系統通常比較穩。每筆單據都有狀態，確認後庫存自動更新，收款與付款也能留下紀錄。
對小店來說，雲端進銷存最大的價值不是功能列表，而是把每天重複發生的事情變成固定流程。只要照流程開單，資料就會累積成可以查詢的紀錄。
不需要一次全部換掉
比較實際的做法，是先選一部分商品或一段時間測試。你可以保留原本 Excel 作為過渡，同時用 BZ66 記錄新的進貨和銷貨。等系統資料穩定後，再逐步減少手動表格。
若你還在評估是否需要系統，可以閱讀 小店需要進銷存系統嗎。如果你想從免費方案開始，可參考 免費進銷存系統。
先用免費方案測試看看
選工具不用靠想像。先用幾個常賣商品實際開單，看看庫存更新和查詢是否比 Excel 省力，再決定是否全面導入。
先用免費方案測試看看 或閱讀 進貨、銷貨、庫存管理 的基本流程。