進貨、銷貨、庫存管理聽起來像很正式的管理制度，但對小型店家來說，其實就是把每天發生的事情記清楚。進了哪些貨、賣了哪些商品、目前還剩多少、哪筆款項還沒收，這些資料如果平常沒有整理，月底就會變成一堆待查問題。
很多店不是沒有記錄，而是記錄分散。進貨在紙本，銷貨在聊天訊息，庫存在 Excel，收款又另外記。短期看起來方便，長期會讓資料難以核對。BZ66 讓這些資料回到同一套進銷存流程裡，先從基本紀錄開始。
進貨管理是庫存的起點
進貨不是只記得花了多少錢，而是要知道哪些商品進來、數量多少、成本多少、供應商是誰。當進貨單確認後，庫存應該跟著增加，之後查詢商品時才會看到最新數量。
如果進貨到了卻沒有即時入帳，帳面庫存就會比實際少。看起來只是晚一點記，但如果同時又有銷貨，就很容易造成後續數字混亂。
銷貨管理要和庫存連動
銷貨單記錄的是賣給誰、賣什麼、數量多少、金額多少。對有月結客戶的小店來說，銷貨還會影響應收帳款。若銷貨只記在紙上，庫存和帳款就需要人工再補一次，很容易漏掉。
系統化的做法，是銷貨單確認後自動扣庫存，同時留下交易紀錄。未來要查某個客戶買過什麼、某個商品賣了多少，就不必翻多份資料。
庫存管理需要留下變動原因
庫存不只會因為進貨和銷貨改變，也會因為退貨、盤點、報廢或調整而變動。比較好的做法不是直接改數字，而是用對應單據留下原因。這樣月底看到差異時，才知道問題出在哪裡。
如果你剛開始整理，可以先看 小店庫存管理系統。若想了解整體工具選擇，可看 小型進銷存系統。
先建立商品資料
開始進銷存管理的第一步，是把商品資料建立起來。商品名稱、單位、分類和目前庫存先整理好，後面每一張進貨單和銷貨單才有共同基礎。