庫存常常對不起來，最麻煩的不是少了幾個貨，而是不知道錯在哪裡。
帳上有貨，架上沒有；實際還有一箱，系統卻顯示缺貨。久了之後，叫貨、出貨、毛利都會跟著失準。
先找出常見原因
小型商家的庫存差異，通常來自這幾件事：
- 進貨到了，但沒有立刻入帳
- 出貨先送走，晚上才補記，結果漏掉
- 退貨、報廢、贈品沒有記錄
- 進貨用箱，出貨用瓶，單位換算搞錯
- 盤點後只改數字，沒有留下差異原因
如果只是在月底把庫存數字改成實際數量，短期看起來解決了，下一個月還是會重演。
盤點前：先把單據補齊
盤點前一定要先確認進貨單、出貨單、退貨單都已經登記完成。
如果還有一疊單據放在桌上沒入帳，帳面數字本來就不是最新的，這時候盤點只會得到一堆假差異。
建議先做三件事：
- 補登所有已發生的進貨與出貨
- 確認退貨、報廢、贈品是否有記錄
- 暫停盤點時段的庫存異動，或另外記錄盤點後才發生的單據
盤點中：先數實際，不要先看帳面
很多人盤點會先看系統數字，再去貨架上找。這樣很容易不自覺地「數到符合為止」。
比較好的做法是先看商品名稱或條碼，直接記錄實際數量，最後再跟帳面比對。
如果商品很多，可以分區盤點：今天盤冷藏區、明天盤常溫區，不必一次把全店盤完。
盤點後：差異要分類處理
盤點差異不要只分成多或少，至少要記下可能原因：
| 差異原因 | 處理方式 |
|---|---|
| 漏記進貨 | 補進貨單或庫存調整 |
| 漏記出貨 | 補出貨單並檢查應收帳款 |
| 破損報廢 | 建立報廢或調整紀錄 |
| 單位換算錯 | 修正商品單位設定 |
| 找不到原因 | 做庫存調整並列入下次重點盤點 |
重點是讓每一次盤點都變成改善流程的機會，而不是每個月重改一次數字。
降低庫存差異的日常習慣
- 進貨到貨當天就入帳
- 出貨單確認後才讓貨離開
- 退貨、報廢、贈品都要有單據
- 高周轉商品每月盤，低周轉商品每季盤
- 每次調整庫存都留下原因
如果你已經有兩個人以上在處理進出貨，建議用進銷存系統把單據和庫存串起來。進貨確認自動增加庫存，出貨確認自動扣庫存，盤點差異也能留下紀錄，庫存才會越管越準。